W jakich firmach obecność rezerwowej kasy fiskalnej jest opłacalna?

Żaden polski przedsiębiorca nie jest zobligowany do tego, aby oprócz stosowanej na co dzień kasy fiskalnej, posiadać również urządzenie rezerwowe. Równocześnie jednak, jeżeli technologia sprzedaży, która jest wykorzystywana w firmie, ulegnie np. niespodziewanej awarii, dodatkowy model często okazuje się zbawieniem. Dzięki niemu można bowiem kontynuować prowadzenie handlu na rzecz klientów indywidualnych.

Kiedy zdecydować się na dodatkowe urządzenie?

Jest kilka powodów, dla których warto zdecydować się na rezerwowy model już w momencie wdrażania „podstawowej” kasy rejestrującej. Przemawiają za tym przede wszystkim zagadnienia związane z instalacją technologii sprzedaży w firmie oraz ulgą przysługującą przy zakupie pierwszego urządzenia fiskalnego.

Po pierwsze, rezerwową kasę również należy prawidłowo wdrożyć w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że podatnik musi ją zgłosić do Urzędu Skarbowego, zlecić fiskalizację oraz później poinformować US o tym fakcie. Po drugie, z ulgi za pierwszą kasę można skorzystać także w przypadku zakupu i instalacji kilku urządzeń. Jeżeli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na model rezerwowy np. po roku, refundacja części wydatku nie będzie mu już przysługiwała.

Jak widać, znacznie korzystniejsze jest wdrożenie technologii „standardowej” i „zastępczej” na samym początku. W przypadku każdej z tych kas będzie można odzyskać nawet do 700 zł. Ponadto, podatnik uniknie konieczności dwukrotnego przechodzenia przez procedurę instalacyjną urządzenia fiskalnego.

Od czego zależy „opłacalność” kasy rezerwowej?

Odpowiadając na pytanie postawione w tytule tego wpisu, trzeba odwołać się do kwestii, jaką jest liczba wystawianych paragonów fiskalnych. Innymi słowy, jeżeli podatnik każdego dnia obsługuje wielu klientów indywidualnych, posiadanie rezerwowej kasy fiskalnej z pewnością będzie dobrym pomysłem. Dzięki takiemu urządzeniu przedsiębiorca zabezpieczy swój biznes przed ewentualną koniecznością przerwania handlu, gdy „podstawowy” model ulegnie niespodziewanej awarii. To z kolei pozwoli uniknąć strat finansowych, które mogą się wiązać z wstrzymaniem sprzedaży.

Model „zastępczy” może być po prostu tańszy

Kasa fiskalna dla firmy, która będzie pełnia funkcję rezerwowego urządzenia rejestrującego, nie musi być wcale bardzo zaawansowanym technicznie modelem. Dobrym rozwiązaniem, wybieranym obecnie przez wielu przedsiębiorców, jest tańsza, dodatkowa technologia sprzedaży, pozwalająca na kontynuowanie pracy np. w przypadku awarii tej wykorzystywanej na co dzień. Jeżeli zaś uwzględnimy jeszcze opisaną wcześniej ulgę, może się okazać, że koszt rezerwowej kasy fiskalnej będzie naprawdę niewielki. I niekiedy zwróci się nawet po jednym dniu stosowania urządzenia zastępczego.

Jest jeszcze jedna sprawa, którą musimy tu podkreślić. Przedsiębiorca powinien wiedzieć o tym, że stosowanie rezerwowego urządzenia wiąże się z takimi samymi obowiązkami, co używanie każdej kasy fiskalnej. Trzeba wtedy nie tylko wystawiać paragony, ale też przechowywać ich kopię. Ponadto, podatnik jest zobligowany do posiadania książki serwisowej każdego urządzenia rejestrującego, zlecania przeglądów technicznych (nie rzadziej niż co 2 lata) oraz wykonywania raportów dobowych i miesięcznych (jeżeli na kasie rezerwowej była prowadzona ewidencja).