Zamknięcie kasy fiskalnej online i offline – na czym polegają różnice?

„Zamknięcie” kasy fiskalnej to potoczne określenie zakończenia pracy przy użyciu danego urządzenia rejestrującego. Przyczyny takiej sytuacji mogą być różne. Często wynika to np. z likwidacji działalności gospodarczej lub zapełnienia modułu fiskalnego i wymiany dotychczasowej technologii sprzedaży na rozwiązanie nowszego typu. Natomiast procedury związane z zamknięciem urządzenia są zdefiniowane przez obowiązujące w Polsce przepisy, a konkretnie – Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Podział na urządzenia nowego i starego typu

Obecnie na rynku technologii sprzedaży dostępne są 2 rodzaje urządzeń fiskalnych – online (łączące się z Centralnym Repozytorium Kas) oraz z elektroniczną kopią paragonów (nazywane też offline). W przeszłości podatnicy mogli także wdrażać dwurolkowe kasy i drukarki rejestrujące. Spora grupa przedsiębiorców nadal nawet korzysta z urządzeń wyposażony w papierową kopię paragonów (dwurolkowych). Dlaczego jednak w ogóle wspominamy o podziale na technologie nowego i starego typu? Odpowiedź jest prosta – takie rozróżnienie występuje również w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. I dotyczy ono m.in. sposobu „zamknięcia” urządzenia fiskalnego online lub offline.

Jak zamknąć kasę fiskalną online?

Zgodnie z przywoływanym wcześniej Rozporządzeniem MF, zamknięcie kasy online, w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tej kasy, wymaga od podatnika dopełnienia ważnych procedur. Przedsiębiorca musi wtedy wykonać następujące czynności:

1. wystawić raport fiskalny dobowy;
2. niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu, dokonać, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
3. złożyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządzić i złożyć, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia;
5. zapewnić odczyt i zapis informacji z pamięci chronionej kasy na zewnętrzny nośnik danych.

Jak zamknąć kasę fiskalną offline?

Przy zamknięciu kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tej kasy, przedsiębiorca musi:

1. wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
3. złożyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządzić i złożyć, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

 

Na koniec warto jeszcze podkreślić, że bez względu na rodzaj stosowanego urządzenia – offline czy online – po zakończeniu pracy w trybie fiskalnym nie można prowadzić ewidencji sprzedaży przy jego użyciu. Taka kasa nie umożliwi już np. rejestrowania transakcji oraz wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych.