Co warto (i co trzeba) wiedzieć o przeglądach technicznych?

Dlaczego tematem dzisiejszego wpisu są przeglądy techniczne urządzeń rejestrujących? Znajdzie się niejeden powód ku temu! Ponieważ kontrole te należą do obowiązków przedsiębiorców użytkujących tego typu technologie. Ponieważ warto wiedzieć, dlaczego są takie ważne, i to zarówno dla organów skarbowych, jak i samych podatników. Wreszcie dlatego, by zdawać sobie choć trochę sprawę, na czym one polegają. A więc – pora na konkrety.

Prawny wymiar przeglądów technicznych urządzenia fiskalnego

Fakty są takie, że – podobnie jak archiwizacja kopii paragonów czy właściwe wykonywanie raportów fiskalnych – realizacja przeglądów technicznych to jeden z wymogów, jakie stawiają przed podatnikiem funkcjonujące przepisy. A właściwie zadbanie o to, by taka kontrola została przeprowadzona przez uprawniony serwis w stosownym terminie. Precyzując, zgodnie z prawem, każde urządzenie fiskalne, wykorzystywane do ewidencjonowania obrotu, musi przechodzić przegląd techniczny nie rzadziej niż co 2 lata (choć może częściej). Niedopełnienie tego obowiązku grozi konsekwencjami, np. w postaci kar pieniężnych. Aby jednak zrozumieć, skąd ten zapis, trzeba wskazać przynajmniej dwie kwestie.

Po pierwsze – adnotacje związane z kontrolami serwisowymi urządzenia fiskalnego to kolejny element – jak kopie paragonów czy raporty dobowe i miesięczne – szerszej dokumentacji, potwierdzającej to, że prawidłowo korzystamy z kasy bądź drukarki, właściwie ewidencjonujemy sprzedaż oraz odprowadzamy należne podatki. Mówiąc dokładniej, opisywane przeglądy wykazują, że stosowana technologia pracuje jak należy. A zatem, to także informacja dla organów skarbowych, że ewentualne błędy w dokumentacji nie wynikają raczej z komplikacji technicznych. Po drugie – rutynowe przeglądy sprzyjają również przedsiębiorcom. To taka „fiskalna profilaktyka”, pozwalająca dodatkowo zapobiegać negatywnym skutkom eksploatacji urządzenia czy ewentualnym usterkom lub awariom. Jak wiadomo, jeśli kasa albo drukarka fiskalna nie funkcjonuje prawidłowo – nie możemy z niej korzystać do momentu jej naprawienia. Jeśli nie posiadamy modelu rezerwowego, oznacza to po prostu konieczność przerwania pracy. A za tym nierzadko idą straty finansowe.

Przegląd techniczny – w trakcie i po nim

Przegląd przeprowadza uprawniony serwisant, pochodzący z firmy odpowiedzialnej za opiekę nad naszym urządzeniem fiskalnym. Zazwyczaj jest to ta sama, u której zakupiliśmy naszą technologię sprzedaży. Co dzieje się podczas takiego przeglądu? Generalnie rzecz ujmując – serwisant sprawdza zarówno kondycję fizyczną kasy lub drukarki, jak i sposób funkcjonowania jej mechanizmów, podzespołów i programów. Zatem m.in. ocenia stan obudowy urządzenia, ze szczególnym uwzględnieniem zamontowanych plomb (których pod żadnym pozorem podatnik nie powinien naruszyć!). Bada poprawność działania modułu fiskalnego i pamięci fiskalnej. Sprawdza działanie programu pracy i programu archiwizującego urządzenia rejestrującego, a także weryfikuje jakość funkcjonowania mechanizmu drukującego, wyświetlaczy itp.

Podobnie, jak ma to miejsce przy innych interwencjach, informacja o wykonanym przeglądzie technicznym musi znaleźć się w książce serwisowej urządzenia. Serwisant sporządza w niej notatkę, zawierająca m.in. wiadomości o wyniku weryfikacji i uwagi pokonktrolne. Oprócz tego, wystawia także dokument potwierdzający zrealizowanie przeglądu technicznego, który następnie jest wpinany do książki serwisowej. Dzięki niemu przedsiębiorca może poświadczyć, że obowiązek ten został spełniony w terminie, np. na wypadek niezapowiedzianej kontroli Urzędu Skarbowego.