O czym należy pamiętać pracując z kasą fiskalną?

Rejestrowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej to poważne wyzwanie. Co prawda współczesne urządzenia ułatwiają dopełnienie wielu obowiązków, lecz nadal przede wszystkim podatnik musi o nich pamiętać. Podstawową czynnością, która towarzyszy prowadzeniu ewidencji, jest oczywiście wydawanie paragonów fiskalnych. Jakich zasad trzeba jeszcze przestrzegać, aby prawidłowo rejestrować obrót?

Archiwizacja kopii paragonów fiskalnych

Zgodnie z przepisami, kopię paragonów fiskalnych należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiony został dany dokument. Wiadomo jednak, że dostępne na polskim rynku urządzenia rejestrujące umożliwiają 2 sposoby archiwizowania tych danych. Kasy z kopią tradycyjną zadrukowują dodatkową rolkę papieru termicznego. Niemniej, od kilku lat produkowane są także modele, które pozwalają na przechowywanie dokumentacji w wygodniejszej i bezpieczniejszej, bo cyfrowej formie. Kasy z elektroniczną kopią paragonów automatycznie zapisują dane na karcie pamięci SD lub microSD. Warto podkreślić, że w obydwu przypadkach wymagany okres archiwizowania tych informacji jest taki sam.

Przechowywanie książki serwisowej kasy

Do każdej zakupionej kasy fiskalnej dołączana jest książka serwisowa. Powinna ona zawierać informacje o danym modelu, producencie lub importerze, serwisie, pełne dane rejestrowe użytkownika oraz numer ewidencyjny nadany przez Urząd Skarbowy. Natomiast funkcjonujące przepisy wymagają, aby przechowywać książkę serwisową przez cały okres prowadzenia ewidencji. W dokumentacji tej będą bowiem umieszczane adnotacje dotyczące np. obowiązkowych przeglądów technicznych. W przypadku kontroli i stwierdzenia braku książki serwisowej, organy państwowe mogą podważyć prawidłowość rejestrowania obrotu.

Przegląd techniczny nie rzadziej niż co 2 lata

Obowiązkiem przedsiębiorcy, który korzysta z kasy fiskalnej, jest zgłaszanie urządzenia do przeglądu technicznego nie rzadziej niż co 2 lata. Kontroli modelu należącego do podatnika dokonuje oczywiście serwisant z ważnymi uprawnieniami. Niemniej, to właściciel urządzenia musi dopilnować tego, aby przegląd został wykonany w odpowiednim terminie. Co jest sprawdzane w czasie takiej „konserwacji”? Przede wszystkim poprawność naliczania podatków, przejrzystość wystawianych dokumentów, czytelność wyświetlacza czy też stan obudowy. Celem przeglądu jest bowiem wyeliminowanie ewentualnych usterek oraz odświeżenie urządzenia. Przepisy nie zabraniają oczywiście zlecania kontroli częściej, niż co 2 lata.

Wykonywanie raportów fiskalnych

Ostatnią z czynności, ale wcale nie najmniej ważną, jest wykonywanie raportów fiskalnych – dobowych oraz miesięcznych. Pierwszy z wymienionych dokumentów trzeba zrealizować każdego dnia, w którym prowadzony był handel i wystawiano paragony. Raport ten można ewentualnie wykonać następnego dnia, lecz jedynie przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji z nową datą. Co więcej, pominięcie wspomnianej czynności jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przez całą dobę nie zaewidencjonowano żadnej transakcji.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku raportu miesięcznego. Przepisy funkcjonujące w Polsce wymagają, aby dokument ten zrealizować zawsze po zakończeniu miesiąca, w którym prowadzona była sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych. Terminem granicznym jest 25. dzień kolejnego miesiąca.