Pamiętajmy o… kasach fiskalnych z kopią elektroniczną!

W ostatnich miesiącach tematem numer 1 w branży technologii sprzedaży są kasy i drukarki rejestrujące online. Trudno się temu dziwić. Mowa o nowego typu urządzeniach, które oferują multum funkcji oraz wysokie parametry techniczne. Warto jednak pamiętać, że na rynku są nadal dostępne kasy i drukarki z elektroniczną kopią paragonów. Co więcej, dla wielu przedsiębiorców to właśnie takie urządzenia mogą się okazać dobrym wyborem.

Jak działa kasa z kartą pamięci (kopią elektroniczną)?

Wielu przedsiębiorców przez ostatnie kilka lat zdążyło już wdrożyć w swoich firmach kasy i drukarki z elektroniczną kopią paragonów. Oni nie znajdą tutaj żadnych nowych informacji na temat takich urządzeń. Co innego podatnicy, którzy obecnie planują dopiero zainstalowanie technologii sprzedaży w swoich firmach. W związku z tym, co warto wiedzieć o omawianych tu modelach?

Kasy i drukarki z kopią elektroniczną zapisują ważne dane na temat prowadzonej ewidencji – duplikaty paragonów fiskalnych – na kartach pamięci. Najczęściej są to nośniku typu SD lub microSD, czyli mowa tutaj o popularnych i doskonale znanych „standardach”. Co więcej, cała ta archiwizacja dokumentów odbywa się automatycznie, czyli bez udziału użytkownika. Kasa bądź drukarka równocześnie wystawia paragon fiskalny oraz zapisuje jego kopię w przeznaczonym do tego module. Takie rozwiązanie jest nieporównanie wygodniejsze, niż przechowywanie dodatkowych wydruków z urządzenia.

Niemniej, funkcje kas fiskalnych, o których tutaj piszemy, nie ograniczają się do elektronicznej kopii paragonów. Takie modele oferują znacznie więcej udogodnień dla przedsiębiorców. Klawisze szybkiej sprzedaży, wydruk paragonu z NIP-em nabywcy, płynna współpraca z urządzeniami peryferyjnymi, jednoznaczna identyfikacja towarów i usług – to tylko przykładowe cechy kas i drukarek z kopią elektroniczną.

Do kiedy będzie można instalować takie urządzenia fiskalne?

Teraz przechodzimy już do kwestii związanych z przepisami fiskalnymi. W maju 2019 roku weszły w życie regulacje, które wprowadzają ograniczenia w zakresie instalowania konkretnych urządzeń rejestrujących. Po pierwsze, część podatników została zobligowana do stosowania kas online. Muszą oni zacząć korzystać z wspomnianych urządzeń w odgórnie określonych terminach. W ich przypadku, naszym zdaniem, nie warto w ogóle rozważać modeli wyposażonych w moduły kopii elektronicznej. Najlepiej już teraz pomyśleć o kasie lub drukarce online, nawet jeśli obowiązek je stosowania pojawi się dopiero za kilka miesięcy.

Po drugie, nowe przepisy fiskalne wprowadziły zasady, zgodnie z którymi kasy z kopią elektroniczną będzie można kupić i zainstalować (zafiskalizować) wyłącznie do końca 2022 roku. W późniejszym czasie takie urządzenia rejestrujące zupełnie znikną z rynku technologii sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że nie będzie można ich normalnie stosować. Jeżeli przedsiębiorca nie został zobligowany do korzystania z urządzenia online, będzie mógł dalej – również od początku 2023 roku – używać dotychczasowej technologii sprzedaży.

Stare kasy nie muszą się komunikować z CRK

Dla wielu przedsiębiorców może to być najważniejszy argument, który przemawia za wdrożeniem, nazwijmy to tak przekornie, starej kasy fiskalnej. Czyli modelu z elektroniczną kopią paragonów. W przypadku takiego urządzenia nie ma bowiem obowiązku zapewnienia komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas. I nie chodzi nam tu wcale o chęć zatajania jakiś informacji przed organami skarbowymi. Absolutnie nie! Raczej o to, że nie każda działalność gospodarcza posiada infrastrukturę sieciową, która umożliwia dopełnienie wszystkich formalności. Natomiast kasy online muszą stale transmitować dane do CRK przy użyciu łącza internetowego.

Ceny urządzeń i ulga wyłącznie za modele online

Pamiętajmy o tym, że modele z kopią elektroniczną są w większości przypadków po prostu tańsze od swoich „online’owych odpowiedników”. Wszystko oczywiście zależy od oferty konkretnego dystrybutora technologii sprzedaży. Raz różnice w cenie będą wyższe, raz niższe. Ktoś może jednak powiedzieć: „tylko za urządzenie online otrzymam ulgę, która wynosi przecież aż 700 zł”. Tak, to prawda, ale….

Refundacja przysługuje za pierwszą kasę fiskalną w firmie (musi być to model online) lub za obowiązkową, wcześniejszą wymianę technologii sprzedaży („przejście” z kopi elektronicznej / papierowej na online). A co jeśli przedsiębiorca ani nie wdraża pierwszej kasy, tylko np. drugą lub trzecią, ani nie jest zobligowany do zastąpienia obecnego urządzenia? Czy wtedy też zawsze powinien sięgnąć po kasę online – często droższą i dodatkowo wymagającą połączenia z internetem? No niekoniecznie… Często wystarczającym rozwiązaniem okaże się właśnie urządzenie z elektroniczną kopią paragonów.