Ważne obowiązki podatnika korzystającego z kasy fiskalnej online

Kasy fiskalne online są już z nami od ponad roku, a konkretnie – od maja 2019. Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie wszyscy podatnicy korzystają już z takich urządzeń. W wielu firmach nadal używa się kas fiskalnych z kopią elektroniczną czy nawet papierową. Nie ma chyba jednak wątpliwości, że przyszłość należy do urządzeń rejestrujących online. Również przedsiębiorcy wykazują coraz większe zainteresowanie takimi technologiami sprzedaży. Warto więc zdawać sobie sprawę z tego, jakie obowiązki towarzyszą stosowaniu kasy fiskalnej online.

Przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas

Na ten obowiązek użytkownika kasy fiskalnej online zdecydowanie warto poświęcić odrębny akapit 😉 Przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas jest bowiem absolutnie kluczową kwestią w przypadku takiego urządzenia rejestrującego. Co ważne, sama współpraca z CRK odbywa się w sposób automatyczny, a informacje są przesyłane zgodnie z odgórnie narzuconym harmonogramem. Podatnik musi jednak zadbać o to, żeby przekazywanie danych przebiegało w sposób prawidłowy. Uchybienia w tym zakresie mogą skutkować m.in. koniecznością zwrotu ulgi otrzymanej za kasę fiskalną online (pierwsze urządzenie rejestrujące lub obowiązkową wymianę).

Wystawianie paragonów fiskalnych i przechowywanie ich kopii

Każda kasa fiskalna, również model online, jest używana przede wszystkim do rejestrowania obrotu oraz wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych. To tak naprawdę podstawowy obowiązek, który wynika z codziennego prowadzenia ewidencji. Zgodnie z przepisami, paragon fiskalny trzeba wydać klientowi najpóźniej w momencie przyjęcia zapłaty za towar lub usługę (bez względu na formę płatności). Co ważne, funkcjonujące w Polsce regulacje prawne przewidują już 2 formy dystrybuowania paragonów fiskalnych. Domyślna jest nadal ta wydrukowana, jednak za zgodą klienta można udostępnić taki dowód sprzedaży w formie elektronicznej. Ważna uwaga: taka funkcjonalność jest obsługiwana wyłącznie przez urządzenia fiskalne online.

A co z kopią wystawianych paragonów? W przypadku stosowania kasy online również trzeba przechowywać wspomnianą dokumentację. Nie jest to jednak trudne, gdyż wszystkie dane są automatycznie archiwizowane w pamięci chronionej urządzenia.

Inne obowiązki właściciela kasy fiskalnej online

Przekazywanie danych do CRK, wystawianie paragonów i przechowywanie kopii takich dokumentów to oczywiście nie jedyne obowiązki podatnika korzystającego z kasy fiskalnej online. Przedsiębiorca lub uprawniony do tego pracownik firmy musi także pamiętać o wykonywaniu raportów dobowych i miesięcznych. Ponadto, istotnym obowiązkiem jest przechowywanie prawidłowo wypełnionej książki serwisowej oraz zlecanie przeglądów technicznych kasy fiskalnej online. Podobnie jak w przypadku innego rodzaju urządzeń rejestrujących (z kopią papierową i elektroniczną), wspomniana kontrola, przeprowadzana przez uprawnionego do tego serwisanta, musi się odbywać nie rzadziej niż co 2 lata. Za jej zlecenie w terminie odpowiada podatnik (właściciel kasy).

Wszystkie osoby, które chciałyby szczegółowo poznać obowiązki wynikające ze stosowania urządzenia fiskalnego online, zachęcamy do zapoznania się z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.