Zakup kasy fiskalnej nie musi być trudny, czyli kilka aspektów tego typu urządzeń

Wymóg wdrożenia w przedsiębiorstwie urządzenia rejestrującego tylko na pozór wydaje się być kwestią niewymagającą ani wyjaśnień, ani przemyśleń. Ale również nie musi stwarzać problemów – wystarczy, że posiadamy podstawową wiedzę na temat kilku istotnych aspektów odnośnie zakupu pierwszej kasy fiskalnej. Chodzi tu m.in. o dostępne technologie i związane z nimi koszty. O czym warto wiedzieć przed dokonaniem ostatecznego wyboru?

Zanim kupisz kasę, przyjrzyj się swojej firmie

Istnieje kilka zależności, które można by wręcz nazwać „prawdami branży fiskalnej”. Po pierwsze, obecny rynek technologii sprzedaży – co widać np. gdy spojrzymy na kasy fiskalne dostępne w Warszawie – oferuje szeroki wachlarz rozwiązań dla firm. I to pod wieloma aspektami, o których za chwilę więcej. Po drugie, nie da się tak naprawdę powiedzieć, że wśród wspomnianych możliwości technologicznych któreś są obiektywnie „dobre” lub „lepsze”. Owszem – istnieją bardziej zaawansowane, bardziej kosztowne itd. Ale nie po prostu lepsze. Dlaczego?

Ponieważ tak naprawdę to, czy funkcje i parametry danej kasy fiskalnej okażą się dobre dla naszej działalności handlowej, zależy nie tyle od samego urządzenia, co właśnie od firmy. Wszystkie przedsiębiorstwa – pomijając już fakt, że reprezentują różne branże – mają odmienną specyfikę, która przekłada się na ich sposób funkcjonowania, a także i potrzeby. Choć istnieją modele kas o wysokim „współczynniku uniwersalności”, trudno oczekiwać, że będą one w stanie spełnić każde z oczekiwań, bez względu na rodzaj i charakter biznesu. Innych technologii potrzebują sklepy stacjonarne, innych działalności mobilne (chodzi tu m.in. o gabaryty urządzenia rejestrującego). Inne parametry są wymagane w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, inne, gdy mówimy o rozbudowanym punkcie handlowym, z bogaty asortymentem i dużym natężeniem ruchu (tu z kolei istotne są np.: liczba PLU, szybkość wydruku). W działalnościach charakteryzujących się trudnymi warunkami pracy ważna stanie się wytrzymałość urządzenia, zaś w miejscach, gdzie liczy się wizerunek, wrażenie wizualne – nie bez znaczenia będzie estetyka i design kasy fiskalnej.

Jednym słowem, najpierw trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie: jaka jest moja firma i czego potrzebuje? A potem, w kontekście wymienionych wyżej aspektów (a także innych – np. prostoty obsługi, poziomu nowoczesności, standardów komunikacyjnych czy wielości funkcji), szukać odpowiednich rozwiązań. Zobacz, jakie kasy fiskalne wybierają przedsiębiorcy z warszawskiej Ochoty, jeśli zależy Ci na porównaniu z działalnościami znajdującymi się w stolicy.

Ulga za zakupi pierwszej kasy fiskalnej, czyli parę słów o kosztach

Jak już wspomnieliśmy, pewne rozwiązania, zapewniające dodatkowy komfort pracy i sprawniejszą realizację zadań sprzedażowych, będą oczywiście trochę kosztować. Pytanie jednak, czy zawsze? W końcu, już najtańsze i najprostsze modele kas fiskalnych, dostępnych w Warszawie, pozwalają na zgodne z prawem ewidencjonowanie obrotu. Ponadto, skoro poszczególne działalności różnią się między sobą oczekiwaniami i potrzebami, to wniosek nasuwa się sam: niektóre rozwiązania niekoniecznie okażą się w danej firmie potrzebne lub w ogóle skuteczne.

Jeśli jednak chcielibyśmy zainwestować w ewidentnie wygodne i atrakcyjne opcje, a z drugiej strony obawiamy się o koszty, pamiętajmy, że nabywane urządzenie będzie nam służyć przez lata. A to nie wszystko. Zakup pierwszej kasy fiskalnej oraz dopełnienie koniecznych formalności przy procedurze instalacyjnej pozwalają na skorzystanie z ulgi. Zwrot z budżetu państwa za takie urządzenie może wynieść nawet 90% wydanej kwoty (netto), jednak nie więcej, niż 700 zł. To potrafi być dość znaczący „upust”, tym bardziej w przypadku tańszych modeli kas.

Nadchodzi czas kas fiskalnych online

Omawiając kwestie związane z zakupem kasy fiskalnej, nie można pominąć w uwadze nadchodzących regulacji prawnych. Z początkiem roku 2018 wejdzie w życie Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów, dotyczące nowych kryteriów i warunków technicznych dla urządzeń rejestrujących. Do tego dochodzi jeszcze projekt nowelizacji do ustawy o VAT. Działania te mają na celu wprowadzenie nowoczesnego systemu fiskalizacji, opartego na kasach online’owych. Co to konkretnie oznacza dla przedsiębiorców? Że urządzenia te będą transmitować przez internet dane o zarejestrowanych transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas. A w związku z tym – konieczne stanie się zaopatrzenie w nowy rodzaj technologii sprzedaży, czy to na drodze zakupu, czy wymiany obecnych modeli.

Dla przedsiębiorców, którzy rozpoczynają ewidencję obrotu stosunkowo „blisko” nadchodzących zmian, ale jeszcze nie mają dostępu do nowych kas fiskalnych online, mogą wybrać urządzenia opatrzone certyfikatem Online Ready. Takie modele producenci zobowiązali się zmodernizować i dostosować do aktualnych przepisów, gdy te zaczną funkcjonować.